2. Starten met buurtbemiddeling
Tijdens de startfase schep je de voorwaarden voor de uitvoering van buurtbemiddeling. Belangrijke activiteiten in de startfase:
- Uitwerken van het projectplan tot een plan van aanpak, met daarin de rol en taken van de coördinator, de manier van verantwoorden en afspraken over samenwerking met verwijzers. Daarnaast bevat het plan concrete ijkpunten op basis waarvan de voortgang van het project (tussentijds) kan worden beoordeeld.
- Werven en trainen van vrijwilligers.
- Opzetten samenwerking met partners.
Maar alvorens je hiermee kunt beginnen, krijgt de stuurgroep nieuwe taken en bevoegdheden en dien je een coördinator te werven.
Taken en bevoegdheden stuurgroep buurtbemiddeling
De stuurgroep buurtbemiddeling krijgt nu de volgende taken:
- De opdracht en de bijbehorende middelen toekennen aan een opdrachtnemende organisatie.
- Zorgen dat de opdrachtnemer een coördinator aanstelt.
- Opdracht geven om een plan van aanpak op te stellen dat gebaseerd is op de overeengekomen intenties en het vastgestelde projectplan.
- Toezien op het verder ontwikkelen en uitvoeren van buurtbemiddeling en aansturen op hoofdlijnen.
- Zorg dragen voor het inbedden van buurtbemiddeling in bestaande lokale voorzieningen.
- Zorgen voor voldoende publiciteit – vanuit de eigen organisaties – over de mogelijkheden van buurtbemiddeling.
- Vaststellen van de te bereiken resultaten.
- Evalueren van de resultaten.
- Bewaken van de voortgang en tussentijds vastgestelde wijzigingen.
- Oordelen over de continuïteit van buurtbemiddeling tijdens en na de projectperiode.
Werven coördinator buurtbemiddeling
Voor een voortvarende start is het belangrijk om snel een professionele, deskundige en onafhankelijke coördinator aan te stellen. Van deze coördinator wordt veel gevraagd. Belangrijk is in ieder geval dat hij/zij deskundig is op het gebied van bemiddelingsmethodiek, procesondersteuning en netwerken.
De coördinator heeft de volgende taken:
- Opstellen van een plan van aanpak.
- Voorbereiden van de vergaderingen van de stuurgroep.
- Vormen en onderhouden van interne en externe netwerken.
- Vergroten van het draagvlak voor buurtbemiddeling.
- Bewaken van de uitgangspunten van buurtbemiddeling.
- Bekendheid geven aan de komst van buurtbemiddeling via public relations, mediacontacten en voorlichting aan burgers en potentiële vrijwillige buurtbemiddelaars.
Handboek buurtbemiddeling
Meer informatie over de activiteiten in de verschillende projectfases staat in het Handboek Buurtbemiddeling.
Op basis van het projectplan schrijft de nieuw geworven coördinator een plan van aanpak. In dit actieplan komen onderstaande punten zo expliciet en specifiek mogelijk aan bod:
- Doelen en beoogde resultaten van buurtbemiddeling.
- Doelgroepen en de belanghebbende organisatie(s).
- Leden en taken van de stuurgroep, de opdrachtnemer en coördinator.
- Verplichtingen van woningcorporaties, politie en gemeente, onder andere op het gebied van doorverwijzingen.
- Concrete activiteiten van de coördinator binnen de gestelde termijnen, zoals:
- organiseren van huisvesting, gespreksruimtes,telefoonnummer, website, e-mailadres, registratiesysteem;
- werven, selecteren, trainen en coachen van vrijwilligers;
- organiseren van een CCV-erkende basistraining;
- bekend maken van buurtbemiddeling via diverse communicatiekanalen;
- afspraken maken over samenwerking met partners in de wijk, zoals de wijkagenten, wijkambtenaren en woonconsulenten;
- afspraken maken met potentiële verwijzers, zoals huisartsen, maatschappelijk werkers en wijkconciërges.
- Omgang met privacy en vertrouwelijke informatie.
- Manier van registratie, dossiervorming en rapportage.
- Aanpak/stappenplan (fasering, werkwijze, planning) met looptijd van het project, beschrijving van evaluaties, inclusief criteria, ijkpunten, streefcijfers en streefdata.
- Een begroting.
- Ambitie om na een volledig jaar buurtbemiddeling, een CCV-erkenning aan te vragen.
IJkpunten
Het is belangrijk dat iedereen binnen de stuurgroep heldere en eenduidige verwachtingen heeft van het project, dit om teleurstellingen te voorkomen. IJkpunten maken een aantal resultaten kwantificeerbaar en vervullen een signaalfunctie, zoals: wat gaat goed en wat niet? IJkpunten helpen de stuurgroep bij een juiste beoordeling van de (tussentijdse) resultaten en de ontwikkeling van het project. Leg deze ijkpunten dan ook goed vast.
Voorbeelden van ijkpunten zijn:
- aantal aanmeldingen bij buurtbemiddeling,
- aantal doorverwijzingen vanuit instanties,
- aantal vrijwillige buurtbemiddelaars,
- aantal nieuw te werven vrijwilligers per jaar en
- het aantal geslaagde bemiddelingen per jaar in verhouding tot het aantal aanmeldingen.
Hulp of advies nodig bij het opstellen van lokale ijkpunten? Het CCV helpt daarbij. Neem contact op door te mailen naar: buurtbemiddeling@hetccv.nl.
Praktijkvoorbeeld ijkpuntmodel
Handboek buurtbemiddeling
Meer informatie over de activiteiten in de verschillende projectfases staat in het Handboek Buurtbemiddeling.
Coördinator buurtbemiddeling schept voorwaarden
Aan de hand van het plan van aanpak schept de coördinator alle voorwaarden om van start te kunnen gaan: vrijwilligers werven en trainen, kantoor en gespreksruimtes inrichten, en promoten van buurtbemiddeling. Met de diverse partners en andere verwijzers maakt hij afspraken over verwijzingen en terugkoppeling. Als dit allemaal goed geregeld is, kan het bemiddelen beginnen.
De coördinator is verantwoordelijk voor een goede uitvoering van buurtbemiddeling. Concrete taken in deze fase zijn:
- Zorgen voor publiciteit, voorlichting en informatie.
- Werven, selecteren en trainen van geschikte vrijwilligers.
- Onderhouden en verbreden van een functioneel netwerk van verwijzers.
- Draagvlak creëren bij verwijzers zoals woonconsulenten en wijkagenten.
- Garanderen van de bereikbaarheid van buurtbemiddeling, onder meer voor aanmeldingen.
- Zorgen voor een efficiënte werkwijze, heldere procedures, protocollen, vrijwilligerscontract- en verzekering, klachtenreglement.
- Organiseren van de officiële opening van het project.
- Bewaken van financiën, continuïteit en kwaliteit.
Handboek buurtbemiddeling
Meer informatie over de activiteiten in de verschillende projectfases staat in het Handboek Buurtbemiddeling.
Werven buurtbemiddelaars
Zonder vrijwilligers, geen buurtbemiddeling! De (onbetaalde) buurtbemiddelaars doen het belangrijkste werk. Voor de samenstelling van een team is een wervingscampagne nodig. Deze kan onder meer bestaan uit een interview in de lokale media, posters op plekken waar potentiële bemiddelaars komen, huis-aan-huisverspreiding van folders en informatiebijeenkomsten. Vooral artikelen in plaatselijke kranten leveren een goed resultaat op.
Samenstelling buurtbemiddelingsteam
Bij voorkeur is de samenstelling van het bemiddelaarsteam zoveel mogelijk een afspiegeling van de lokale samenleving. De coördinator streeft diversiteit in leeftijd, geslacht, culturele achtergrond, maatschappelijke status en persoonlijke kwaliteiten na. Zo kunnen per bemiddeling duo’s worden samengesteld die aansluiten bij de leefsituatie van de betreffende buren.
Het opleidingsniveau van bemiddelaars speelt geen rol. De coördinator selecteert vrijwilligers in eerste instantie vooral op sociale intelligentie, algemene sociale vaardigheden, gevoel voor probleemoplossende communicatie en ze moeten goed kunnen en willen samenwerken
Trainen buurtbemiddelaars
Alle bemiddelaars krijgen eerst een verplichte basistraining van minimaal 15 uur. Ze leren hier actief te luisteren, op een goede manier vragen te stellen en een stimulerende en onpartijdige houding aan te nemen. Tijdens deze eerste training blijkt of iemand voldoende competenties heeft om als bemiddelaar op te treden.
Na de basistraining volgen de bemiddelaars regelmatig een vervolgcursus om hen scherp te houden op hun handelen en (nieuwe) vaardigheden te oefenen.
Behalve vaardigheden aanleren, hebben de basis- en vervolgtrainingen nog een ander doel: ze bevorderen de teamgeest onder bemiddelaars. Dat is van groot belang voor succesvolle buurtbemiddeling. Leden van het bemiddelaarsteam moeten bereid zijn om voor elkaar in de bres te springen, elkaar te ondersteunen en samen te bemiddelen.
Lees meer over de trainingen
Het CCV erkent trainingsinstellingen die voldoen aan een streng eisenpakket voor het opleiden van vaardige en competente bemiddelaars. Om voor erkenning in aanmerking te komen, moeten de basistrainingen voldoen aan bepaalde criteria voor het opleiden van vaardige en competente buurtbemiddelaars, de zogenaamde kwaliteitstoets.
Handboek buurtbemiddeling
Meer informatie over de activiteiten in de verschillende projectfases staat in het Handboek Buurtbemiddeling.
Buurtbemiddeling werkt samen met veel partijen. Het is van belang om kennis te maken met het lokale zorg- en veiligheidsnetwerk. Dat zijn de organisaties die mensen snel kunnen doorverwijzen naar buurtbemiddeling!
Nut en mogelijkheden buurtbemiddeling
Partijen moeten goed op de hoogte zijn van het nut van buurtbemiddeling en de mogelijkheden die het hen biedt. Zij krijgen immers geregeld klachten van burenoverlast binnen. Natuurlijk moeten ze zich goed realiseren welke klachten niet geschikt zijn voor buurtbemiddeling. Maak daarom uniforme afspraken over doorverwijzen. Over het soort geschillen dat kan worden aangemeld en over de reactietijd op aanmeldingen zodat dit vlot verloopt. De coördinator kan hiervoor ook een cursus aanbieden.
Zo vroeg mogelijk verwijzen: ‘Buurtbemiddeling Eerst!’
De snelheid van doorverwijzing is enorm belangrijk. Hoe eerder buurtbemiddeling wordt ingeschakeld, hoe groter de kans op herstel van communicatie en werkbare oplossingen. De wijkagent of woonconsulent kan daarom beter niet eerst zelf bemiddelen, maar snel de melding doorzetten naar buurtbemiddeling.
Meer informatie over de activiteiten in de verschillende projectfases staat in het Handboek Buurtbemiddeling.