Bestuurlijke rapportage

Besluit onderbouwen met politie-informatie

De burgemeester onderbouwt zijn besluit met de informatie die de politie aanlevert. De verstrekking van deze gegevens is geregeld in artikel 16 Wet politiegegevens (Wpg). Hierin staat onder andere dat, als het om de openbare orde gaat, de politie de burgemeester moet informeren. Het informeren van de burgemeester is vormvrij en kan mondeling of schriftelijk gebeuren. Meestal informeert de politie de burgemeester via een bestuurlijke rapportage. Dat rapport stelt de politie op naar aanleiding van een (opsporings)onderzoek of een geconstateerd feit.

Feiten en omstandigheden steeds belangrijker

De burgemeester moet altijd oog houden voor alle relevante feiten en omstandigheden. Omdat de feiten en omstandigheden steeds zwaarder worden meegewogen, wordt het steeds belangrijker dat de bestuurlijke rapportage uitgebreid en volledig is. De informatie van de politie dient niet alleen als basis voor de besluitvorming van de burgemeester, maar ook als bewijsstuk in een eventuele rechtszaak.

Format voor weloverwogen en juridisch houdbaar besluit

Om ervoor te zorgen dat bestuurlijke rapportages uitgebreid en volledig zijn, hebben de Rijksuniversiteit Groningen en het CCV hier een format voor opgesteld. In het format staat precies aangegeven welke informatie een burgemeester nodig heeft om een weloverwogen en juridisch houdbaar besluit te kunnen nemen. Het format bestaat uit drie onderdelen:

• De bevoegdheid van de burgemeester
• De noodzakelijkheid van de maatregel
• De evenredigheid (of evenwichtigheid) van de maatregel

Het format helpt om de bestuurlijke rapportage makkelijk en snel in te vullen. Omdat de politie verantwoordelijk is voor de verstrekking van de gegevens, maakt de politie op basis van de Wet politiegegevens zelf de afweging of en zo ja, welke gegevens aan de burgemeester verstrekt worden.

Onder geheimhouding verstrekken

Het kan voorkomen dat de politie informatie heeft die van belang is voor de burgemeester als verantwoordelijke voor de openbare orde, maar die niet gebruikt kan worden in de motivering van het besluit. Bijvoorbeeld als openbaarmaking ernstige nadelen zou kunnen veroorzaken voor het strafrechtelijk onderzoek of als er informatie over derden (niet belanghebbenden) relevant is. Artikel 8:29 Algemene wet bestuursrecht (Awb) maakt het in uitzonderlijke gevallen mogelijk om onder geheimhouding met de burgemeester informatie te delen.