Stap 5: Rapportage
Na het verzamelen en analyseren van alle informatie, breekt het moment van verslaglegging aan.
De werkgroep gaat alle informatie en verkregen inzichten verwerken in een rapportage.
Naast het opstellen van de rapportage, is de werkgroep ook belast met de verspreiding ervan, zowel intern als extern. Ten slotte moet de werkgroep ook komen met een verantwoording over de te volgen koers: welke veiligheidsproblemen zijn het grootst en moeten als eerste worden aangepakt.
Onderdelen in de rapportage
Om structuur aan te brengen in de rapportage, is het aan te raden om vooraf een inhoudsopgave vast te stellen. De rapportage moet in ieder geval een inleiding, samenvatting, gebiedsbeschrijving, methodologie, resultaten van de analyse, conclusies en aanbevelingen bevatten.
Inleiding
- Waarom is de veiligheidsanalyse uitgevoerd? (doel, context)
- Waar is de veiligheidsanalyse uitgevoerd? (gebied)
- Wie zijn daarbij betrokken geweest? (benoem leden werkgroep)
- Op welke manier is de veiligheidsanalyse uitgevoerd? (methodologie, kort benoemen)
- Wat is de opbouw van deze rapportage? (leeswijzer)
Samenvatting
Wat zijn samengevat de resultaten van de veiligheidsanalyse?
Gebiedsbeschrijving
- Wat is de geografische omvang van het gebied waarop de analyse betrekking heeft?
- Voor welke doeleinden wordt dit gebied gebruikt? (wonen, werken, uitgaan, winkelen, etc.)
- Welke demografische gegevens zijn van dit gebied bekend?
- Welke sociaal-economische gegevens zijn van dit gebied bekend?
Methodologie
- Welke methoden en technieken zijn toegepast om de verschillende gegevens te verzamelen en te analyseren? (korte toelichting op de methodologie)
- Welke bronnen zijn gebruikt om de gegevens te verzamelen? (korte opsomming van de bronnen, zoals politiecijfers, bewonersenquête, veiligheidsmonitor gemeente, interviews met sleutelfiguren, etc.)
Resultaten van de analyse
Bij het beschrijven van de resultaten van de analyse zijn er meerdere mogelijkheden. De resultaten kunnen per thema, per doelgroep of per bron worden benoemd. Een combinatie is ook mogelijk. Een andere manier is om een onderverdeling te maken naar bijvoorbeeld objectieve en subjectieve veiligheid of kwantitatieve en kwalitatieve gegevens. Een mix daartussen is ook mogelijk.
Een feitelijke weergave van de resultaten van de analyse is in dit gedeelte niet voldoende. Het gaat juist om het interpreteren van die resultaten: Wat valt op? Zijn er trends waar te nemen? Hoe verhouden deze zich tot andere analyses van andere gebieden? Welke kansen en bedreigingen nemen we waar? Wat zijn de potentiële prioriteiten? Op die manier kijkt u alvast vooruit naar het vervolg van het traject. Het zijn de bouwstenen voor het onderdeel ‘verantwoording’.
Door de resultaten van een interpretatie te voorzien, gaat daar tevens een bepaalde actiegerichtheid vanuit die nodig is om tot concrete maatregelen en activiteiten te komen.
Conclusies en aanbevelingen
- Welke conclusies zijn te trekken uit de resultaten van de analyse?
- Welke aanbevelingen vloeien daaruit voort? Wat zijn de aandachtspunten?
- Wat heeft een hoge prioriteit?
Na de goedkeuring van de rapportage is deze klaar voor interne en daarna ook externe verspreiding.
Interne verspreiding
Organisaties die direct betrokken zijn en organisaties die input leverden voor de rapportage, ontvangen deze het eerst. Dit kunnen trouwens ook burgers zijn, al dan niet georganiseerd in wijkraden of buurtpanels. Zij kunnen bijvoorbeeld via interviews of enquêtes input voor de rapportage hebben gegeven. Na de oplevering van de analyse kunnen zij ook heel goed meedenken bij het bepalen van maatregelen en activiteiten.
Deze organisaties en/of burgers mogen de rapportage het eerst becommentariëren, zowel de afzonderlijke resultaten als de daaruit gemaakte conclusies. Na het verwerken van de reacties wordt de rapportage klaargemaakt voor externe verspreiding.
Externe verspreiding
Na het akkoord van de direct betrokkenen mag de rapportage bekend worden gemaakt aan het grote publiek. Denk aan: bewoners, ondernemers, lokale organisaties (dit kunnen ook private partijen zijn), politici en belangengroepen.
Zorgvuldige communicatie
Zorgvuldige communicatie is van belang bij het verspreiden van de rapportage. Deze kan gevoelige informatie bevatten, bijvoorbeeld als de problemen groter zijn dan vooraf verwacht. Het is dan de kunst om de focus niet alleen te richten op de geconstateerde problematiek. Dit kan schadelijk zijn voor het vervolgtraject. Probeer juist ook de positieve punten te belichten, bijvoorbeeld de kracht van de wijk, reeds geboekte successen en/of de kansen voor de toekomst. Benadruk dat de rapportage het startpunt is om de wijk of stad een veiligere plaats te maken om in te leven, te werken en om te bezoeken.
Naast de toonzetting is het belangrijk om het taalgebruik aan te passen aan de verschillende doelgroepen. Er zijn vaak verschillende doelgroepen die de resultaten onder ogen krijgen. Denk aan jongeren, laaggeschoolde burgers, hooggeschoolde burgers, ambtenaren, bestuurders, politici etc. In dit kader verdienen juist de moeilijk bereikbare groepen (zoals jongeren) daarbij bijzondere aandacht. Pas het taalgebruik daarop aan. Zorg bijvoorbeeld voor een bij de doelgroep passende vormgeving, wees meer samenvattend, maak eventueel ook gebruik van andere talen en bepaal de juiste verspreidingskanalen (via wijkraden, het burgerjaarverslag, social media).
Het is verstandig om de juiste communicatiestrategie al te bepalen voordat de resultaten bekend zijn.
Moment van verspreiden
Onderdeel van het bepalen van de juiste communicatiestrategie, is de keuze voor het moment van verspreiden. Deze keuze kan zijn om de rapportage van de veiligheidsanalyse openbaar te maken, zodra deze geschikt is voor externe verspreiding.
Het kan ook een keuze zijn om de rapportage van de veiligheidsanalyse gelijktijdig met het plan van aanpak te communiceren. Het voordeel hiervan is dat het plan van aanpak voortvloeit uit de gedane analyse. Hiermee kan de keuze voor een bepaalde aanpak worden beargumenteerd.
De veiligheidsanalyse geeft een scherp beeld van de veiligheidssituatie. Naast een interpretatie van de resultaten, zijn er ook conclusies en aanbevelingen gedaan. Pijnpunten zijn blootgelegd en prioriteiten bepaald.
Het is nu aan de projectgroep om gezamenlijk te bepalen of zij deze pijnpunten delen en welk vervolg er aan gegeven moet worden.
De projectgroep legt in deze fase verantwoording af over de te volgen koers: welke problemen hebben de hoogste prioriteit en verdienen een oplossing?
Waarom prioriteren?
Lokaal veiligheidsbeleid zonder focus betekent dat de beschikbare middelen en maatregelen op alle fronten worden ingezet. Dit houdt in dat er voor alle problemen slechts weinig middelen beschikbaar zijn.
Het concentreren van schaarse middelen op een beperkt aantal problemen zal een beter resultaat opleveren. Prioriteiten toekennen aan veiligheidsproblemen betekent niet dat een probleem onder de tafel wordt geschoven, maar dat de samenwerkingspartners gezamenlijk erkennen dat een specifiek probleem urgent is.
Prioriteiten zijn afgestemd op de lokale situatie en geven aan waar de samenwerkingspartners het eerst hun aandacht op willen richten.
Er kunnen diverse redenen zijn om bepaalde problemen een hoge prioriteit te geven:
- Het probleem brengt maatschappelijke onrust met zich mee, bijvoorbeeld intimidatie van senioren bij een winkelcentrum of overlast door hangjongeren in openbare ruimten.
- De gevolgen brengen hoge financiële kosten met zich mee, zoals vandalisme en graffiti.
- Het kan een hoge risicofactor voor de gezondheid met zich meebrengen, denk aan drugs- en alcoholgebruik door jongeren en scooterraces.
- Het economisch welzijn in een gemeente lijdt er onder, bijvoorbeeld door uitgaansgeweld en winkeldiefstal,
De samenwerkingspartners moeten de prioriteiten gezamenlijk toekennen, waarbij ze zijn afgestemd op de lokale (maatschappelijke) situatie. Op basis van de prioriteiten kan de ontwikkeling van een plan van aanpak plaatsvinden. Hiermee krijgt het traject van probleemoplossing handen en voeten.
De gegevens die voortkomen uit de analyse kunnen snel verouderen. Dit beïnvloedt de effectiviteit van de maatregelen waarvoor is gekozen.
Enkele tips om zo min mogelijk door nieuwe ontwikkelingen verrast te worden:
- Meet (tussentijds) de maatregelen op hun effectiviteit en onderzoek of een eventuele terugval in effectiviteit te maken heeft met veranderde omstandigheden.
- Maak het verkennen van mogelijke ontwikkelingen onderdeel van het veiligheidsbeleid en blijf dit volgen op basis van beschikbare kennis en informatie.
Globaal zijn er drie methodieken te onderscheiden om mogelijke ontwikkelingen te monitoren:
- Het volgen van trends: signaleren en registreren van significante veranderingen die zich over een bepaalde tijdsperiode voordoen. Dit kunnen cijfermatige veranderingen zijn, zoals een toe- of afname van een veiligheidsprobleem. Maar ook kwalitatieve ontwikkelingen zijn van belang, bijvoorbeeld een veranderde modus operandi. Het resultaat is een zicht op toekomstige gevolgen voor de veiligheid.
- Raadpleeg periodiek een (bestaand) panel van lokale experts of stakeholders, stadspanel of buurtpanel.
- Werk met indicatoren: een indicator probeert een mogelijke verandering van de veiligheidssituatie te voorspellen. Zo kan bijvoorbeeld per veiligheidsthema en per buurtcombinatie bekeken worden welke risicofactoren in een gebied een rol spelen en welke verandering van de veiligheidssituatie te voorspellen is.