Stap 2: Initiatief

Ter preventie van mogelijke problematiek of na het signaleren van problemen, benader je andere betrokken partijen. Je verkent zo de mogelijkheid om samen het uitgaansgebied veilig te houden of te maken. Deze voorbereidende fase kost tijd.

Het selecteren, overtuigen en betrekken van de juiste deelnemers zijn de belangrijkste randvoorwaarden voor het ontwikkelen van een duurzame KVU. Inhoudelijke samenhang is dan ook in het vervolgtraject verzekerd.

Voorbereiding gemeente

De gemeente voert de regie bij een project KVU. Alle partijen vinden deze regierol in de praktijk vanzelfsprekend gezien de activiteiten die uit een project KVU voortkomen waar de gemeente bij betrokken is.

De gemeente heeft je als projectleider KVU benoemd en in deze fase ga je contact leggen met andere betrokken partijen. Tijdens deze verkennende en beleidsvoorbereidende fase werk je toe naar draagvlak onder alle betrokken deelnemers. Zorg dat de kennis over veilig uitgaan in huis is. Deze kennis helpt je niet alleen verder in de loop van het traject maar ook bij het inschatten van de lokale mogelijkheden.

Het kan als projectleider of procesbegeleider heel zinvol zijn om het KVU-project in een gesprek met de burgemeester (of wethouder) en de politiechef toe te lichten. Op de agenda staan in ieder geval de resultaten van andere KVU-projecten en de meerwaarde van de KVU voor de eigen gemeente.

Horecaondernemers

Horecaondernemers zien niet altijd direct de meerwaarde van een KVU-project. Ze zijn met name bang voor extra regelgeving en extra kosten. Ook vinden horecaondernemers vaak dat zij al veel doen in het kader van veilig uitgaan. Regioadviseurs van Koninklijke Horeca Nederland (KHN) kunnen u helpen. Ze zijn meestal goed bekend bij de horecaondernemers en kunnen een positieve bijdrage leveren om de horecaondernemers te betrekken bij de KVU.

Ook een horecavereniging kan voor meer draagvlak zorgen tijdens de beginfase van de KVU. Een duidelijke presentatie door jou over ervaringen elders in het land en de toegevoegde waarde van de KVU voor de aanpak van de eigen problematiek, kan het vertrouwen in de KVU vergroten.

De rol van de gemeente als handhaver van vergunningen en regels in het uitgaansgebied kan, in de ogen van horecaondernemers, botsen met de rol van de gemeente als samenwerkingspartner in de KVU. Het is belangrijk hierover goede afspraken te maken.

Besef je ook dat horecaondernemers soms aan de KVU deelnemen om verruiming van openings- en/of sluitingstijden te bewerkstelligen. Let dus in dit stadium op de verschillende belangen van de deelnemers.

Succesfactoren

Succesfactoren (zoals het opstellen van een intentieverklaring) helpen bij het stimuleren en borgen van betrokkenheid van alle partijen.

Nadat de betrokken partijen hebben ingestemd met het project KVU en hebben aangegeven dat zij ook een bijdrage leveren, zijn de eerste contouren van een samenwerkingsstructuur aanwezig. Deze samenwerkingsstructuur kan formeel worden vastgelegd in een projectstructuur die wordt bewaakt door een projectleider en een werkgroep. Een externe projectleider kan het traject ondersteunen.

Projectleider

In de werkgroep KVU speelt de projectleider een belangrijke rol als ambassadeur en het centrale coördinatie- en aanspreekpunt. Afhankelijk van de afspraken binnen de werkgroep zijn de taken van de projectleider onder andere:

• Zorgen voor afstemming en het bewaken van de activiteiten
• Rapporteren, overleg voeren en afstemmen van de voortgang met alle betrokkenen
• Implementeren van het project
• In samenwerking met de afdeling communicatie de voorlichting rondom het project verzorgen
• Beheren van het projectbudget
• Optreden als contactpersoon
• Rapporteren KVU-activiteiten aan B&W en gemeenteraad
• Benoemen van een projectsecretaris.

In de meeste gevallen is de projectleider afkomstig uit de gemeente. Als de projectleider afkomstig is van een externe organisatie, dan is hij projectleider namens de gemeente of functioneert hij als technisch voorzitter.

Werkgroep

Bij het tekenen van de intentieverklaring is het tijd om een werkgroep te benoemen. De werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van: de gemeente (projectleider), de politie, het afdelingsbestuur Koninklijke Horeca Nederland (KHN), horecaondernemers en vaak ook de brandweer. De werkgroep wordt soms aangevuld met vertegenwoordigers van: openbaarvervoerbedrijven, MKB, jongerenwerk, bewoners of andere vertegenwoordigers uit het uitgaansgebied. Het is belangrijk dat de regioadviseur KHN als adviseur deel uitmaakt van de werkgroep.

Andere vormen van (uitgaans-)overleg kunnen eventueel vervallen of binnen een project KVU worden ‘ingeschoven’. In de praktijk bestaat de KVU-werkgroep vooral uit ‘natte horeca’ en andere uitgaansgerelateerde bedrijven, zoals snackbars en shoarmazaken. Het is belangrijk dat horecavertegenwoordiging van de diverse horecastraten en -pleinen, evenals de publiekstrekkers, zijn aangesloten.

De werkgroep is een samenstelling van alle betrokken organisaties. Belangrijke aspecten voor een succesvolle projectgroep zijn:

• Gesprekspartners hebben voldoende beslissingsbevoegdheid om activiteiten te kunnen uitvoeren
• Organisaties zijn niet over- of ondervertegenwoordigd in de projectgroep
• De aanpak van het probleem wordt gezamenlijk in de werkgroep geformuleerd
• Deelnemers zijn op de hoogte van ieders verantwoordelijkheden
• Er zijn duidelijke afspraken over de te hanteren begrippen
• De verwachtingen van de deelnemers zijn duidelijk in beeld gebracht
• Neem bij deelname van restaurants een aparte vertegenwoordiging voor deze groep op in werkgroep/projectteam
• Leden van de werkgroep zorgen zelf voor terugkoppeling naar hun eigen achterban over de voortgang van de KVU
• Deelnemers van de werkgroep hebben een zeker mandaat om beslissingen te nemen (of na terugkoppeling binnen korte termijn)
• Leden zorgen tijdens hun afwezigheid (bijvoorbeeld ziekte of vakantie) voor een goed ingewerkte plaatsvervanger.

Procesbegeleider

Gemeenten kunnen ook een ervaren procesbegeleider KVU inhuren. Hiervoor kun je terecht bij het CCV. In de rol van deskundig en onafhankelijk intermediair ondersteunt en begeleidt de procesbegeleider de partijen.

Om de samenwerking binnen de werkgroep succesvol te laten verlopen, beschikt de procesbegeleider over zowel coachingsvaardigheden als over inhoudelijke kennis en ervaring van de KVU-systematiek. Coaching is nodig om partijen binnen de projectgroep nader tot elkaar te brengen en wederzijds begrip te kweken. Inhoudelijke kennis is onontbeerlijk, omdat er binnen de projectgroep vaak onvoldoende parate kennis is van de KVU-systematiek en de benodigde methoden en technieken.

De procesbegeleider onderhoudt al in de opstartfase intensief contact met de (beoogde) projectleider KVU. Dit om ondersteuning te geven bij het formeren van de projectgroep KVU en de projectleider te wijzen op de succesfactoren en knelpunten die in de praktijk voorkomen.

• Functie- en competentieprofiel procesbegeleider KVU (pdf)

Je kan de (bestuurlijke) betrokkenheid van de samenwerkende partijen en de gemaakte afspraken vastleggen in een intentieverklaring.

Opstellen intentieverklaring

In de intentieverklaring verklaren de deelnemende partijen:

• wat hun overwegingen zijn (zowel individueel als collectief) om samen te werken;
• dat zij gezamenlijk gaan werken aan het verbeteren van de veiligheid van het betreffende uitgaansgebied en hiervoor de benodigde tijd en middelen ter beschikking stellen.

Onderdelen intentieverklaring

De intentieverklaring kan kort en bondig zijn. In ieder geval is het aan te raden de volgende onderdelen in de verklaring opnemen:

• wie de deelnemende partijen en hun vertegenwoordigers zijn;
• het doel dat nagestreefd wordt met de KVU;
• hoe samenwerkende partijen zich inzetten om deze doelen te bereiken;
• bekrachtiging van de gemaakte afspraken door ondertekening van de deelnemende partijen.

Deze onderdelen kunnen worden gebruikt om een nieuwe intentieverklaring op te stellen maar ook om een bestaande intentieverklaring te toetsen. De formele en praktische uitwerking van de samenwerking krijgt vorm in het vervolg van het proces.

Relevante documenten

• Model Intentieverklaring Kwaliteitsmeter Veilig Uitgaan

Rol Gemeente

De gemeente:

• Voert de regie coördineert de activiteiten.
• Benoemt een projectleider.
• Weegt de inbreng en de belangen van de verschillende partijen zo onafhankelijk mogelijk en is in staat de verschillende partijen in de werkgroep blijvend te binden aan de KVU.

Rol Politie

De politie:

• Laat het initiatief voor de KVU meestal aan de gemeente over.
• Heeft structureel of naar aanleiding van incidenten overleg met de gemeente over de veiligheid in het uitgaansgebied. Ook maakt de politie in de KVU-werkgroep melding van deze feiten.
• Levert objectieve gegevens aan over de aangiften, meldingen en incidenten met betrekking tot criminaliteit en overlast.

Rol Horecaondernemers

Horecaondernemers:

• Hebben direct belang bij het creëren van een veilige uitgaansomgeving voor het personeel, de klanten en ook zichzelf. Veel ondernemers nemen vaak al diverse, veelal preventieve, maatregelen.
• Voelen zich mede verantwoordelijk voor de publieke ruimte en zetten zich binnen de KVU in voor een veilig uitgaansgebied.

Rol Brandweer

De brandweer:

• Is betrokken bij de fysieke veiligheid in het uitgaansgebied en controleert de horecagelegenheden op brandveiligheidsaspecten.
• Is niet verplicht deel te nemen aan de KVU-werkgroep, maar gezien bovenstaande taak verdient het aanbeveling de brandweer aan te haken.

Rol Openbaar Ministerie

In de praktijk is de rol van het Openbaar Ministerie (OM) in de KVU-werkgroep beperkt. Pas bij de ondertekening van het convenant speelt het OM een actievere rol.