Stappenplan modelprotocol ondermijning

Een goede en praktijkgerichte kennismaking met het modelprotocol is het webinar Modelinformatieprotocol intra gemeentelijke informatiedeling bij de aanpak van ondermijning. In het webinar geven onder meer de landsadvocaat en de gemeente Rotterdam toelichting op het gebruik van het protocol. Er worden ervaringen met het gebruik van het protocol gedeeld en de vragen van de deelnemende gemeenten beantwoord.

De opnamen van het webinar zijn voor iedere gemeente beschikbaar. Stuur een mail naar michel.devroege@hetccv.nl. Je krijgt dan de link naar het webinar per mail toegestuurd.

Toelichting modelprotocol ondermijning

Het protocol is ingericht als een stappenplan, dat je kunt doorlopen voor het inrichten van het proces van informatie-uitwisselen binnen gemeenten bij de aanpak van ondermijning. De stappen laten de mogelijkheden zien om informatie en signalen op een rechtmatige manier te delen, dus binnen de grenzen van het wettelijke kader. Je kunt de stappen in onderstaand overzicht bekijken.

Checklist

In het modelprotocol zit ook een checklist. Met de checklist kun je beoordelen of een specifiek signaal betrekking heeft op de zogenaamde ‘signaalanalyse’. Het gaat om signalen die opgehaald zijn door de gemeente en gerelateerd zijn aan een persoon.

Wettelijk kader

In het protocol staat ookeen overzicht van de wet- en regelgeving waaraan een signaal ‘getoetst’ kan worden. De (Uitvoeringswet) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG en UAVG) en de sectorale wetten stellen beperkingen aan het uitwisselen en combineren van persoonsgegevens. Het gaat daarbij meestal om abstracte normen, die bij ieder specifiek signaal moeten worden geïnterpreteerd en toegepast. Het overzicht wet- en regelgeving biedt handvatten voor de analyse die je in de praktijk steeds moet maken.

Stap 1 gaat over de ontvangst en de intake van een signaal. Een signaal kun je op verschillende manieren binnen krijgen. Bijvoorbeeld via een telefonische, schriftelijke (vaak digitale) melding van een burger of professional of een melding via Meld Misdaad Anoniem. Het signaal wordt na ontvangst beoordeeld door de regisseur ondermijning.

Weging 1

Bij de eerste weging kijk je wat is het signaal is en of het betrekking op heeft op ondermijning. Je beoordeelt het signaal op grond van een aantal kenmerken en indicatoren. Deze signaalanalyse is uitgewerkt in de Checklist ten behoeve van beoordelingskader Ondermijning. Deze checklist kun je aanpassen aan de eigen gemeentelijke praktijk.

De beoordeling van een signaal vindt plaats in het kader van ondermijnende criminaliteit. Er moet tenminste sprake zijn van 1 van de indicatoren ‘situationele en lokale verankering’. Daarna kijk je naar de indicatoren ‘signalering’, die zijn uitgewerkt in een lijst met red flags.

Weging 2

Als er sprake is van een ondermijningssignaal, vindt de tweede weging plaats. Deze weging bestaat uit 2 delen: weging 2A en weging 2B.

Bij weging 2A kijk je of het signaal betrekking heeft op een taak of bevoegdheid van de gemeente, en niet op die van een andere instantie. Bijvoorbeeld van de politie of kinderbescherming. Het is van belang dat je kijkt of het signaal tot gemeentelijk optreden kan leiden. Een dergelijke gemeentelijke taak is bijvoorbeeld een van de openbare ordebevoegdheden van de burgemeester.

Er zijn 2 mogelijkheden:

Het signaal is aanleiding voor actie door de gemeente. Ga in dat geval over naar weging 2B.
Het signaal is geen aanleiding voor actie door de gemeente. Het signaal wordt niet in behandeling genomen en zo nodig doorverwezen naar een andere instantie.

Bij weging 2B kijk je of het signaal betrekking heeft op het grondgebied van de gemeente. Het gaat, met andere woorden, om de vraag of het subject of object waar het signaal betrekking op heeft binnen de gemeente woont of is gevestigd.

De volgende vragen moeten daarbij worden beantwoord:

Gaat het om een object of een subject?
In het geval van een object: ligt het object binnen de gemeentegrens (dan wel is er anderszins een link met de gemeente)?
In het geval van een subject: woont het subject binnen de gemeentegrenzen (dan wel is er anderszins een link met de gemeente)?

Deze vragen kun je beantwoorden met informatie uit openbare bronnen zoals de basisregistraties, bijvoorbeeld: het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, de Basisregistratie personen (BRP) en de Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG).

Ook nu heb je 2 opties:

Het signaal heeft betrekking op het grondgebied van de gemeente. In dat geval ga je door naar stap 2.
Het signaal valt buiten het grondgebied van de gemeente. Het signaal wordt niet in behandeling genomen door de gemeente en zo nodig doorverwezen naar een andere gemeente of instantie.

Aan het einde van stap 1 is vastgesteld of het signaal:
• Betrekking heeft op ondermijning
• Mogelijk aanleiding is voor inzet van een gemeentelijke taak of bevoegdheid (het gaat meestal om wettelijke taken en bevoegdheden met betrekking tot openbare orde en leefbaarheid)
• Betrekking heeft op een subject of object dat binnen de gemeente woont of is gevestigd.

Alleen als dat zo is, komt stap 2 in beeld

In stap 2 beoordeel je de signalen van burgers en professionals. Dit is de derde weging.

Weging 3

Je weegt de zwaarte van het signaal en kijkt waar het signaal het beste kan worden afgehandeld. Je kunt in beleid vastleggen hoe deze weging wordt uitgevoerd en welke factoren relevant zijn. Bijvoorbeeld: ‘is het signaal voldoende concreet’, ‘is het signaal van recente datum’, ‘is een trend- en fenomeenanalyse uitgevoerd waaruit blijkt dat er bijzondere aandacht voor een bepaald fenomeen is vereist?’

Ook kan in het beleid worden opgenomen onder welke omstandigheden in aanvullende openbare bronnen, waaronder op internet, onderzoek kan worden gedaan. Het moet wel steeds gaan om objectieve criteria.

Beslismoment

Na deze weging volgt een beslismoment bij het ondermijningsteam:

Er gebeurt niets met het signaal. Het signaal wordt niet in behandeling genomen (het signaal wordt een jaar versleuteld bewaard en daarna vernietigd).
Een signaal wordt naar een gemeentelijk afdeling gestuurd die vervolgens de regie voert.
Een signaal wordt naar het RIEC gestuurd die vervolgens de regie voert.
Er volgt een vervolganalyse, waarmee stap 3 ingaat.

Aan het einde van stap 2 is vastgesteld of het signaal zwaar genoeg is voor nadere analyse. Alleen in dat geval komt stap 3 in beeld. Of een signaal zwaar genoeg is, bepaal je aan de hand van de gemeentelijke criteria.

In stap 3 bepaalt de privacyfunctionaris of en welke gemeentelijke bronnen worden geraadpleegd. Daarna wordt gekeken welke gegevens relevant zijn: hit of no hit. Soms is dan meer informatie niet nodig. Bijvoorbeeld als het gaat om (te) oude informatie. In dat geval mag geen informatie meer worden opgevraagd.

Onderdeel van de hit/no hit-check is te kijken of het om relevante informatie gaat:

Als van een persoon bepaalde, voor het signaal relevante, gegevens in een bronbestand van een gemeentelijk onderdeel voorkomen, is sprake van een hit: de betrokken persoon/bepaalde informatie is bekend binnen het betreffende gemeentelijke domein.
Als er geen hit is dan wordt verder geen actie ondernomen: het signaal wordt niet in behandeling genomen.

Weging 4

Bij een hit volgt de vierde weging: je weegt de uitkomsten van de hit(s). Concreet gaat het om de vraag of de hit(s) een signaal voldoende bevestigen om door te gaan met het onderzoek.

De analyse leidt tot 3 verschillende situaties:

Een mono- of multidisciplinaire aanpak door 1 of meerdere gemeentelijke afdelingen: er hoeft geen ondermijnende activiteit te zijn. De regie en uitvoering liggen bij de desbetreffende afdelingen op grond van hun wettelijke bevoegdheid(heden). Een regierol van het ondermijningsteam is niet nodig.
Een gemeentelijk casusoverleg met betrokken afdelingen waar sprake is van een relevante hit en waarbij de regie bij het ondermijningsteam ligt. Dit is het geval als het signaal en de informatie uit de stappen 1, 2 en 3 op ondermijning duiden. Het is de start van stap 4.
Doorgeven aan het RIEC, omdat er sprake is van georganiseerde criminaliteit waarvoor de partners in het RIEC nodig zijn.

Aan het einde van stap 3, is door de privacyfunctionaris vastgesteld welke gemeentelijke bronnen kunnen worden geraadpleegd. Na raadpleging van de bronnen is door middel van een hit/no hit-vraag vastgesteld welke gegevens relevant zijn. Op basis daarvan wordt beoordeeld of het signaal in behandeling wordt genomen en zo ja of sprake is van situatie 1, 2 of 3. Alleen in geval van situatie 2, ga je door naar stap 4.

In stap 4 maak je een plan van aanpak en voer je regie op het plan en sluit je de casus af. Voorafgaand aan het gemeentelijk casusoverleg (signaaloverleg) voert de privacyfunctionaris ‘Privacy check 2’ uit, om vast te stellen of en zo ja, welke gegevens uit de vorige stappen worden gedeeld voor verdere aanpak.

Weging 5

De privacyfunctionaris beoordeelt ook of gegevens uit een concreet dossier voor de verdere aanpak mogen worden gedeeld en zo ja, met welk afdeligen. Als de aanpak is bepaald en duidelijk is welke concrete aanpak en bevoegdheden je wilt inzetten en welke gegevensuitwisseling daarvoor nodig is, controleert de privacyfunctionaris tot slot of de verzamelde gegevens mogen worden gedeeld. Deze beoordeling vindt opnieuw plaats aan de hand van de bij de privacychecks te stellen vragen. Dit is weging 5. Terzijde: tijdens het signaaloverleg kan alsnog blijken dat er geen actie nodig is, en het signaal bij het RIEC moet worden ingebracht.

Aan het einde van stap 4 is door de privacyfunctionaris vastgesteld:
1. Welke in de stappen 1 tot en met 3 verzamelde gegevens met de betrokken afdelingen mogen worden gedeeld voor een verdere aanpak (privacy check 2A)
2. Welke gegevensuitwisseling nodig is voor het verwezenlijken van die aanpak en of dat toelaatbaar is (privacy check 2B).

Tot slot: de gemeente bepaalt hoe lang na afsluiting van een casus monitoring volgt en hoe lang de informatie over de casus daarna nog bewaard moet worden.