Screeningsmogelijkheden verhuur woonruimte
Deze checklist is specifiek bedoeld voor woningen en biedt elk type verhuurder, zoals makelaars, vastgoedmanagers, vastgoedbeleggers, particuliere verhuurders en woningcorporaties, overzicht en inzicht in de huidige screeningsmogelijkheden van potentiële nieuwe huurders.

Het is dan ook specifiek gericht op de fase van het screenen van een nieuwe huurder en niet op de fase waarin huurder daadwerkelijk betrekking heeft genomen in het gehuurde pand.
De checklist moet worden gezien als handreiking en niet als een verplichting. Voor het optimaal screenen van een nieuwe huurder worden alle genoemde stappen sterk aanbevolen. Er zijn omstandigheden of scenario’s die ertoe kunnen leiden dat bepaalde stappen niet uitgevoerd kunnen worden door de screenende partij. Dit is de keuze en verantwoordelijkheid van de verhuurder. Daarnaast wordt geadviseerd aan de verhuurder om zelf een integriteitsbeleid op te stellen, waarin staat wat wordt verstaan onder integer handelen.
Deze lijst is niet uitputtend en moet daarom worden beschouwd als een groeidocument. De maatregelen opgenomen in deze lijst voldoen aan de AVG-richtlijnen.
Ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat aanpassingen of aanvullingen van de lijst noodzakelijk zijn. Suggesties daarvoor kunnen worden gemaild naar: maatschappelijkeweerbaarheid@taskforce-riec.nl
- Geef in de advertentie al aan dat je verhuurt volgens de richtlijnen voor veilig verhuur en dat alleen zaken gedaan kunnen worden met integere huurders.
- Laat potentiële huurders weten dat je samenwerkt met de politie en de gemeente als je misstanden ontdekt.
- Zorg voor voldoende contactgegevens van de huurder (telefoonnummers, adressen, e-mailadressen), zodat je hem/haar goed kunt bereiken in geval van calamiteiten.
- Zorg voor meerdere persoonlijke ontmoetingen met potentiële huurders.
- Maak je gebruik van een tussenpersoon? Zorg er dan voor dat je de potentiële huurder minimaal 1 keer zelf persoonlijk ontmoet.
- Check het bedrijf waar de potentiële huurder werkzaam of eigenaar van is op internet. Controleer hierbij of de potentiële huurder vindbaar is op de bedrijfswebsite en check de lay-out en teksten van de website (bij fraude vaak gekopieerd van andere websites. Check dit door tekst te kopiëren en te plakken in Google).
In verband met digitale verhuur is ID-check met behulp van IDIN bij het ondertekenen van de huurovereenkomst raadzaam. Bij de sleuteloverdracht check je het legitimatiebewijs met de persoon die voor je staat en lees je de chip in het legitimatiebewijs uit met een app. Sla het rapport daarvan op. Via Experian kun je ook nog checken of het legitimatiebewijs niet gestolen is.
Ga na:
- Wie wil huren?
- Wat wil hij of zij huren?
- Waarom wil hij of zij huren?
- Per wanneer?
- Heeft de huurder inkomen?
Je moet deze vragen stellen, zodat je een beeld/profiel krijgt van een huurder. Zoek daarbij naar logische fouten. Is het inkomen bijvoorbeeld in verhouding met de leeftijd? Er zijn bepaalde patronen, waardoor je erachter kunt komen dat iets niet klopt.
Laat de (potentiële) huurder een geldig legitimatiebewijs (geen kopie) tonen en maak hier een kopie van. Als het een buitenlands paspoort betreft, zorg dan voor zekerheid over het rechtmatig verblijf, bijvoorbeeld door inzage in de originele verblijfsvergunning.
Tip: maak gebruik van de app Kopie ID, zodat gegevens als het burgerservicenummer en de pasfoto niet gekopieerd worden. Dit is om identiteitsfraude te voorkomen. Gegevens die vaak benodigd zijn, zijn het documentnummer, de naam en de geboortedatum. Daarnaast slaat de app het document versleuteld op volgens de AVG-normen.
Controleer of de persoon op de foto op het legitimatiebewijs de potentiële huurder is. Verificatie kan optisch of door het uitlezen van de ID-chip via een app.
Maak gebruik van controlemiddelen zoals rvig.nl/reisdocumenten, de apps DutchID 2, IDIN of edisontd.net en de kopie ID-app.
Wees alert op personen die de huurder vergezellen. Vraag naar hun rol en vraag eventueel ook van deze personen identiteitsgegevens.
Bij de sleuteloverdracht check je de foto. Dit is het enige moment waarvoor verhuurders de foto nodig hebben. Bij de sleuteloverdracht moet een huurder het legitimatiebewijs meenemen voor controle. Als je om een kopie vraagt, moet alle informatie die niet noodzakelijk is worden weggestreept op de kopie van het legitimatiebewijs (dit kan automatisch via de app KopieID).
Als de huurder aangeeft inwonend te zijn, wordt geadviseerd een uittreksel van de BRP met woonhistorie op te vragen. Ga het volgende na:
- Hoe vaak is huurder verhuisd?
- Komen de NAW-gegevens overeen met het legitimatiebewijs?
Eis een origineel uittreksel van de potentiële huurder uit de BRP van de afgelopen 3 jaar. Eis ook een origineel uittreksel van de huurder van inschrijving op het nieuwe adres. Leg dit ook vast als opschortende voorwaarde in het huurcontract. In de praktijk blijken criminelen zich vaak niet in te schrijven, en dus kan zo’n voorwaarde vooral een afschrikwekkende werking hebben.
Voor het delen van gegevens kun je gebruikmaken van een datakluis. Een aantal partijen biedt de mogelijkheid aan als tussenpartij overheidsgegevens op te vragen (zoals inkomensgegevens, BRP-registratie en NAW-gegevens).
Dit kan fraude van deze gegevens voorkomen, omdat het direct wordt opgevraagd bij de overheid via DigiD.
Verhuur alleen als je zekerheid hebt over het rechtmatig verblijf, bijvoorbeeld door inzage in een originele en geldige verblijfsvergunning. Neem een kopie van de verblijfsvergunning op in het dossier.
Het is verboden om een woning te verhuren aan iemand die niet rechtmatig in Nederland verblijft. Dit staat in artikel 197a van het Wetboek van Strafrecht. Op het moment dat de huurovereenkomst wordt afgesloten, moet de huurder dus legaal in Nederland verblijven. Meer informatie kun je vinden op: www.ind.nl
Als huurder hiervoor heeft gehuurd, kan een verhuurdersverklaring worden gevraagd. Vraag een verhuurdersverklaring op van de afgelopen 2 jaar.
In een dergelijk bewijs van goed gedrag kunnen zijn/haar huidige en vorige verhuurders aangeven of de huurder op tijd de huur betaalde of zorgde voor overlast.
Als de vorige woning een koopwoning was, vraag de huurder dan om een verklaring van de hypotheekverstrekker als bewijs van goed betalingsgedrag en het (voorlopig) verkoopcontract van de verkoop van de woning.
Het opvragen van een verhuurdersverklaring of hypotheekhoudersverklaring (tijdige ontvangst van termijnen) behoort tot een standaardscreening. Ook het opvragen van een voorlopig verkoopcontract bij de verkoop van de woning is regulier om op te vragen en stuit in de praktijk op weinig bezwaren.
Eis een recente werkgeversverklaring (maximaal een half jaar oud), salarisstroken van afgelopen 3 maanden en bankafschriften waarop de salarisstortingen te zien zijn. Controleer de cumulatieven op de loonstrook (uitbetaling op correct bankrekeningnummer, overal soortgelijk lettertype en documenteigenschappen (gemaakt/gewijzigd op)).
Verifieer de werkgever door deze te bellen. Bel daarbij naar een vast telefoonnummer en noteer wie je hebt gesproken en op welk tijdstip. Staat er een 06-nummer op de werkgeversverklaring? Ga dan eerst na of er een vast nummer vindbaar is op de website van het bedrijf. Bel het vaste telefoonnummer dan.
Tegenwoordig is het niet altijd mogelijk om de werkgever op een vast telefoonnummer te bereiken. Bij het verifiëren op een 06-nummer kun je na het gesprek vragen of de contactpersoon een bevestigingsmail stuurt vanuit zijn of haar zakelijke e-mailadres. Controleer daarbij de domeinnaam in het e-mailadres.
Wees kritisch bij websites van werkgevers die weinig concrete verifieerbare informatie bevatten, zoals weinig of geen telefoonnummers, adresgegevens, reviews, algemene voorwaarden of disclaimer.
Vraag bij twijfel over het bedrijf een uittreksel op bij de Kamer van Koophandel.
Ook voor personen in loondienst is het afgeven van een UWV-verklaring mogelijk. Het kan zonder burgerservicenummer worden opgevraagd. Het is alleen ongeschikt als een huurder gaat wijzigen van baan en daarom in een andere regio een huurwoning zoekt. Een UWV-verklaring gaat over het recente verleden, dus niet om de toekomst. UWV-verklaringen zijn eenvoudig op te vragen door een huurder.
Vraag een UWV-verklaring en toekenningsbrief op en drie bankafschriften die matchen met de UWV-documenten. Controleer de cumulatieven.
Als een uitkering wordt ontvangen van de gemeente, vraag daarvan een document plus 3 bankafschriften waarop de uitkering is ontvangen. Deze maatregel is vaak niet nodig als er een passende inkomensverklaring is.
De meeste verhurende partijen maken inmiddels gebruik van het UWV-document (verzekeringsbericht). Zo niet, dan is dit wenselijk. Dit wordt ofwel uitgevraagd bij de potentiële huurder zelf (gedownload en gewaarmerkt verzekeringsbericht) of via een datakluis door een rechtstreekse inlog via DigiD (Ockto, Huurcheck, Qii). Daarmee zijn werkgeversverklaringen én loonstroken én stortingen niet allemaal nodig.
Vraag om de volgende documenten:
- Meest recente jaarrekening, winst- en verliesrekening, opgesteld door een accountant en/of boekhouder. Bel de accountant voor verificatie.
- Recent en gewaarmerkt uittreksel Kamer van Koophandel: doel onderneming, partners/vennoten (indien aanwezig) en verdeling van winstpercentage, startdatum en eigenaar en aantal werknemers (indien aanwezig).
- Accountantsverklaring: samenstellingsverklaring.
- IB60-formulier (inkomensverklaring Belastingdienst): verzamelinkomen komt enigszins overeen met jaarcijfers.
Vraag meerdere jaaropgaven van pensioen en AOW op en 3 bankafschriften en bijschrijvingen. Deze maatregel is vaak niet nodig als er een passende inkomensverklaring is.
Het volledige Pensioenoverzicht is in 1 document via mijnpensioenoverzicht.nl te raadplegen via DigiD (minder fraudegevoelig).
Professionele verhuurders stellen het inkomen bij voorkeur vast op basis van huidig/toekomstig inkomen en niet op basis van inkomen uit het verleden, zoals in het geval van inkomensverklaring.
Doe een kredietcheck, zodat duidelijk is of de potentiële huurder geen schulden heeft of wanbetaler is. Ook kun je via het intakeformulier vragen naar de schulden die een potentiële huurder heeft.
Als verhuurder kun je geen BKR-registratie opvragen. De huurder kan die wel opvragen, maar daar zijn kosten aan verbonden. Een kredietcheck is wel mogelijk en wordt ook standaard gedaan binnen Customer Due Diligence-onderzoeken voor bijvoorbeeld vastgoedmanagers.
Vraag naar overige betalingsverplichtingen, zoals alimentatie of studieschuld.
Je moet schulden meenemen in de beoordeling van de inkomenscheck en verhouding huurlast.
Controleer de tenaamstelling van de bankrekening waarvan de huurpenningen worden betaald. Als de tenaamstelling niet overeenkomt met de naam van (1 van beide) huurders, dan moet hier een logische verklaring voor zijn. Een logische verklaring zou kunnen zijn dat de huur door een bewindvoerder, familielid of vertrouwenspersoon wordt betaald.
Monitor maandelijks of je de betalingen inderdaad van de bekende bankrekeningen ontvangt.
Toets potentiële huurders en eventuele garantstellers vooraf aan de PEP-toets en de sanctielijsten NL, EU, Groot-Brittannië en VS-OFAC.
Bij verhuur is dit niet verplicht volgens de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme), maar het wordt wel geadviseerd als daar op enige wijze aanleiding toe is.
PEP- en sanctielijsten zijn hulpmiddelen voor met name banken en verzekeraars om ongebruikelijke transacties, witwassen en financiering van terrorisme sneller op te sporen. Op de sanctielijsten staan personen die eerder betrokken zijn geweest bij ongewenste handel, witwassen of terrorisme.
De Wwft verplicht organisaties in de financiële sector om te weten wie hun klanten zijn. Zo is het belangrijk om in kaart te krijgen wie belangrijke personen zijn op het gebied van de politiek. Maar ook of je te maken hebt met een ‘gesanctioneerd persoon’. Hiervoor geldt dat financiële tegoeden moeten worden bevroren en dat het verboden is om financiële diensten te verlenen. Of dat een klant te maken heeft of heeft gehad met faillissementen, surseances van betaling of schuldsanering.
Zie voor meer info: bkr.nl
Als verhuurder kun je huurders een risicoclassificatie toekennen op basis waarvan je bepaalde toetsen periodiek opnieuw doet.
Als verhuurder kun je huurders een risicoclassificatie toekennen op basis waarvan je bepaalde toetsen periodiek opnieuw doet.
Screeningsmaatregelen voorafgaand aan verhuur
De meeste gegevens kunnen pas worden opgevraagd als de persoon in kwestie een mogelijke kandidaat is voor de woning in het kader van onderzoek naar de huurder.
Voorafgaand aan de screening is het goed als verhuurder te weten naar welke informatie er wel en niet gevraagd mag worden aan/van de huurder. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft een antidiscriminatiebepaling opgesteld. Deze heeft als doel mogelijke discriminatie bij de selectie van huurders tegen te gaan. In onderstaand schema staat niet limitatief opgesomd welke informatie relevant kan zijn bij de selectie van een huurder (en zodoende opgevraagd mag worden), alsmede welke
Dit mag een verhuurder wel vragen
- Naam (voor- en achternaam)
- Adres
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Samenstelling gezin: alleenwonend, samenwonend, met of zonder kinderen
- Hoogte van totaal maandelijks netto inkomen
- Inkomensbewijzen
- Bedrag van huidige huur en/of een verhuurdersverklaring (indien van toepassing)
Dit mag een verhuurder niet vragen
- Etnische of culturele achtergrond
- Religieuze identiteit
- Politieke gezindheid
- Fysieke of mentale gezondheid
- Seksuele gerichtheid
Achtergrond checklist
De checklist is samengesteld door de landelijke werkgroep screening. De werkgroep bestaat uit de volgende partijen:
- Vereniging van Institutionele Beleggers in vastgoed, Nederland (IVBN)
- Vastgoedmanagement Nederland (VGM-NL)
- Vastgoedpro
- Nederlandse Coöperatieve Vereniging van Makelaars en Taxateurs (NVM)
- Vereniging Bemiddeling Onroerend Goed (VBO)
- Vastgoed Belang
- Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)
- Vereniging van woningcorporaties Aedes
- Politie
- Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV)
- Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
- Gemeente Eindhoven
- Gemeente Amsterdam
- RIEC Limburg
- Taskforce-RIEC Brabant-Zeeland