Checklist screening verhuur kantoor of winkel

• Geef in de advertentie al aan dat je verhuurt volgens de richtlijnen voor veilig verhuur en dat alleen zaken gedaan kunnen worden met integere huurders. Behalve contractant worden ook eventuele bestuurders, aandeelhouders (indien UBO (Ultimate Beneficial Owner)) en bovenliggende vennootschappen gescreend.
• Laat potentiële huurders weten dat je samenwerkt met de politie en de gemeente als je misstanden ontdekt.
• Zorg voor voldoende contactgegevens van de huurder (telefoonnummers, adressen, e-mailadressen), zodat je hem/haar goed kunt bereiken in geval van calamiteiten.
• Zorg voor meerdere persoonlijke ontmoetingen met potentiële huurders.
• Maak je gebruik van een tussenpersoon? Zorg er dan voor dat je de potentiële huurder minimaal één keer zelf persoonlijk ontmoet.
• Check de potentiële huurder globaal op internet, bijvoorbeeld op Google, Facebook (niet via fake account vrienden worden), LinkedIn en Twitter.
• Weet voor welke doeleinden het pand verhuurd mag worden. Doe dit voordat je tot verhuur overgaat. Raadpleeg bij twijfel je gemeente. Informatie over het bestemmingsplan is te vinden op: ruimtelijkeplannen.nl
• Vraag om een gewaarmerkte Verklaring Omtrent Gedrag (VOG):
  • Een VOG RP als de huurder een rechtspersoon is. De huurder kan deze aanvragen bij de screeningsautoriteit Justis;
  • Een VOG NP als de huurder een eenmanszaak heeft. De huurder kan deze aanvragen bij de gemeente. Zie voor meer informatie justis.nl.
• Stel vast dat de ondernemer zelf huurder wordt van het pand en dit zelf gaat gebruiken.
• Vraag tijdens bezichtigingen naar het beoogde gebruik en vraag hierop door. Let op eventuele inconsistenties in het verhaal van de potentiële huurder.
• Wat zijn de huidige en voormalige bedrijfsadressen? Vraag om een ondernemingsplan.
• Vraag jaarrekeningen van de afgelopen 3 jaar.
• Vraag aanslagen inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting van de laatste 3 jaar.
• Vraag eventueel het aandeelhoudersregister, het VoF-contract, Mts-contract en/of de CV overeenkomst op. Ook een eigen getekende UBO-verklaring wordt aanbevolen, indien van toepassing
• Vraag de potentiële huurder een uitgebreid en gewaarmerkt uittreksel van de onderneming uit de Kamer van Koophandel aan te leveren, zoals het bedrijfsprofiel inclusief deponeringen, historie en concernrelaties.
• Controleer het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Doe dit ook op kvk.nl en ga niet alleen uit van de papieren versie.

Voorbeeldtekst voor huuraanbieding advertentie: 

Een huuraanbieding en/of huurovereenkomst wordt uitgebracht onder voorbehoud van goedkeuring van gunstige uitkomst van het Customer Due Diligence-onderzoek (financieel, juridisch en integriteit) van huurder. Huurder dient hiertoe aan verhuurder nader gevraagde stukken te overleggen, zodat verhuurder haar vereiste Customer Due Diligence-onderzoek kan uitvoeren.

Laat de potentiële huurder een geldig legitimatiebewijs (geen kopie) tonen en maak hier een kopie van. Indien het een buitenlands paspoort betreft, zorg dan voor zekerheid over het rechtmatig verblijf, bijvoorbeeld door inzage in de originele verblijfsvergunning.

Tip: maak gebruik van de app Kopie ID, zodat gegevens als het burgerservicenummer en de pasfoto niet gekopieerd worden. Dit is om identiteitsfraude te voorkomen. Gegevens die vaak nodig zijn, zijn het documentnummer, de naam en de geboortedatum. Daarnaast slaat de app het document versleuteld op volgens de AVG-normen.

Controleer of de persoon op de foto op het identiteitsbewijs de potentiële huurder is. Verificatie kan optisch of door uitlezen van de ID-chip via een app. In bepaalde gevallen is het maken van een kopie legitimatiebewijs van de UBO (Ultimate Beneficial Owner) noodzakelijk.

Maak gebruik van controlemiddelen zoals rvig.nl/reisdocumenten, de apps DutchID 2, IDIN of edisontd.net en de Kopie ID-app.

Wees alert op personen die de huurder vergezellen. Vraag naar hun rol en vraag eventueel ook van deze personen identiteitsgegevens.

Bij de sleuteloverdracht check je de foto. Dit is het enige moment waarvoor verhuurders de foto nodig hebben. Bij de sleuteloverdracht dient een huurder het legitimatiebewijs mee te nemen voor controle. Als je om een kopie vraagt, moet alle informatie die niet noodzakelijk is, worden weggestreept op de kopie van het legitimatiebewijs (dit kan automatisch via de app KopieID).

Bewaar de kopie van het ID zorgvuldig en vernietig deze zodra de huur stopt.

Voor het delen van gegevens kun je gebruik maken van een datakluis. Een aantal partijen biedt de mogelijkheid aan als tussenpartij overheidsgegevens op te vragen (zoals inkomensgegevens, BRP-registratie en NAW-gegevens).

Dit kan fraude van deze gegevens voorkomen, omdat het direct wordt opgevraagd bij de overheid via DigiD.

Als de potentiële huurder hiervoor heeft gehuurd, kan een verhuurdersverklaring worden gevraagd. Vraag een verhuurdersverklaring op van de afgelopen twee jaar.

In een dergelijk bewijs van goed gedrag kunnen zijn/haar huidige en vorige verhuurders aangeven of huurder op tijd de huur betaalde of zorgde voor overlast.

Vraag om de volgende documenten:

• Meest recente jaarrekening, winst en verliesrekening, opgesteld door een accountant en/of boekhouder. Bel de accountant voor verificatie.
• Recent en gewaarmerkt uittreksel Kamer van Koophandel: doel onderneming, partners/vennoten (indien aanwezig) en verdeling van winstpercentage, startdatum en eigenaar en aantal werknemers (indien aanwezig).
• Accountantsverklaring: samenstellingsverklaring.
• IB60-formulier (inkomensverklaring Belastingdienst): verzamelinkomen komt enigszins overeen met jaarcijfers.

Controleer het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Doe dit ook op kvk.nl en ga niet alleen uit van de papieren versie.

• Kloppen de personalia, adresgegevens, et cetera? Is de ondertekenaar van de huurovereenkomst bevoegd om namens de huurder te ondertekenen?
• Bij rechtspersonen: Wie zijn de bestuurders en de aandeelhouders of UBO? Let op de datum van infunctietreding van de bestuurders en de datum van registratie. De registratiedatum staat op het uittreksel. Is dit een recente datum?
• Bij holdingstructuren en/of situaties waarbij andere bedrijven bestuurder of aandeelhouder zijn: vraag ook de gegevens op van deze bedrijven, zodat je weet met welke personen je zakendoet.
• Is de bestuurder een stichting (administratiekantoor) of een buitenlandse entiteit? Zo ja, raadpleeg dan de inschrijvingen. Ook hier geldt: zijn er veel bestuurswisselingen geweest?
• Wat zijn de activiteiten die de bestuurder uitoefent? Zijn die in lijn met de activiteiten van de huurder?
• Let op recente wijzigingen van: eigenaar (Is de onderneming recent voortgezet?), bestuurder(s) (Is de bestuurder recent toegetreden?). Zijn er veel bestuurswisselingen geweest? Aandeelhouder (adres)? Zijn er veel wijzigingen van het bezoekadres geweest in een korte periode? Is er sprake (geweest) van buitenlandse adressen?
• Wees alert bij deponeringen van jaarcijfers vlak na de eigendomsverkrijging van het bedrijf. Ook als er recent voor meerdere boekjaren is gedeponeerd.
• Verifieer de (website van de) onderneming op concrete gegevens, zoals algemene voorwaarden, KvK-nummer, disclaimer, blogs en reviews.
• Is het privéadres van de vertegenwoordiger van de huurder bekend? Als er een grote afstand zit tussen het adres van het bedrijf en het privéadres, moet daar een realistische verklaring voor zijn.
• Als er sprake is van een indeplaatsstelling: maak gebruik van een apart aanvraagformulier waarin je duidelijk vraagt naar het ‘zwaarwichtige belang’ (dit is een wettelijke eis) en aangeeft dat de degene die het bedrijf overneemt, de bedrijfsruimte voor hetzelfde doel zal gaan gebruiken (dus: een bakker blijft een bakker en wordt geen restaurant).

Doe een kredietcheck, zodat duidelijk is of huurder geen schulden heeft of wanbetaler is. Ook kun je via een intakeformulier vragen naar de schulden die iemand heeft.

Als verhuurder kun je geen BKR registratie opvragen. De huurder kan die wel opvragen maar daar zijn kosten aan verbonden. Een kredietcheck is wel mogelijk en wordt ook standaard gedaan binnen Customer Due Diligence onderzoeken voor bijv. vastgoedmanagers.

Vraag naar overige betalingsverplichtingen, zoals alimentatie of studieschuld.

Je moet schulden meenemen in de beoordeling van de inkomenscheck en verhouding huurlast.