In gesprek met gemeente­secretarissen over het instrument ‘OOV op Orde’

Eind 2021 vroeg het CCV aan de gemeentesecretarissen van Rijssen-Holten, Oirschot en Fryslan Oast om met adviseurs Lilian Tieman (het CCV) en Jasper van Gaalen (BMC) een gesprek te voeren over het instrument OOV op Orde. Dit CCV-instrument wordt op dit moment geactualiseerd, onder meer op basis van input van een klankbordgroep van acht gemeenten. “Geef duidelijk aan dat niet iedere gemeente hetzelfde is en dat maatwerk op basis van onderbouwingen belangrijk is”. De strekking van deze uitspraak vormde de rode draad in de gesprekken.

Iedere gemeente is anders, daar past geen standaard aanpak op

Eén van de adviezen van de klankbordgroep was de doelgroep gemeentesecretarissen te betrekken bij het CCV instrument ‘OOV op orde’. Zij zijn verantwoordelijk voor de positionering van de afdeling OOV in de organisatie. De gesprekken met hen hebben ons nog duidelijker gemaakt dat het allemaal draait om maatwerk. Om deze reden vonden de gemeentesecretarissen het verstandig dat het CCV het vraagstuk OOV op Orde met enige abstractie benadert.

Wat speelt er in je gemeente?

We spraken over onderwerpen en vraagstukken als de ambitie van de burgemeester en de Raad op het gebied van veiligheid.  Hierop baseer je de inzet van je middelen. Ook kwam de vraag aan de orde wat er speelt op het gebied van veiligheid in je gemeente? Als twee gemeenten dezelfde omvang hebben, wil dat niet zeggen dat zij dezelfde problematiek ervaren en dus dezelfde formatie nodig hebben. Hierbij speelt bijvoorbeeld de ligging van de gemeente een grote rol. Als je tegen een grote stad aan zit of je bent een grensgemeente, dan heb je bijvoorbeeld meer met grootstedelijke problematiek of drugsproblematiek te maken. Logischerwijs verwacht je dan ook meer formatie op de OOV-afdeling.

Hoe zijn de taken OOV en crisisbeheersing verdeeld?

Dat is ook een belangrijke vraag voor de opbouw van je afdeling. Deze liggen in sommige gemeenten erg dicht bij elkaar. Om in kleine gemeenten gewicht te geven aan veiligheid wordt soms bewust naar combinaties met crisisbeheersing gezocht. Je maakt dan keuzes wat je zelf wilt uitvoeren en wat je regionaal laat doen. Sommige gemeenten kiezen ervoor om crisisbeheersing in eigen huis te doen. Bij een echte crisis, zoals corona, kom je er dan achter dat 4 fte niets kunnen betekenen. Dan is het goed om elkaar in de samenwerking met andere gemeenten en organisaties te vertrouwen. Het helpt dan als je soms ook fysiek bij elkaar op locatie werkt en elkaar kent.

Werk is nooit af

Het uitgangspunt voor een OOV-afdeling is dat ze het werk, ongeacht de formatie, nooit gedaan krijgen. Daarom is het beleidskader zo belangrijk. Dan kun je iedere keer bepalen wat je wel en niet doet. De vragenlijst in de tool helpt je ook daarbij. Als je alle vragen hebt beantwoord, volgt het formatievraagstuk. Met een goed plan probeer je de Raad te overtuigen om prioriteit aan je speerpunten te geven en middelen hiervoor vrij te maken.

Hoe zet je dit instrument in

Een ander aandachtspunt dat naar voren kwam in onze gesprekken met de gemeentesecretarissen, is het duidelijk communiceren over de manier waarop je het instrument ‘OOV op orde’ inzet. Wij kregen onder meer de volgende tips:

• Maak duidelijk dat niemand meekijkt. Als je de vragenlijst hebt ingevuld, wordt automatisch een rapport gegenereerd met een aantal maatwerkcomponenten. Dit biedt handvatten om zelf verder aan de slag te gaan met je afdeling. Wil je daarbij ondersteund worden en meer maatwerk? Neem dan contact op met het CCV.
• Het CCV-rapport is de basis voor je aanvraag. Je moet nog wel vanuit je eigen situatie het rapport met enkele details aanvullen. Bijvoorbeeld met informatie waarom de huidige formatie niet klopt of waarom ook de medewerkers van mening zijn dat de OOV-afdeling op een andere wijze gepositioneerd moet worden.
• Het herzien van de formatie van de OOV-afdeling is een proces. Capaciteit is lastig te koppelen aan een strategisch plan/het Integrale Veiligheidsplan (IVP). De keuze voor de speerpunten moeten meestal passen binnen de formatie. Als het niet past moet je de Raad meekrijgen om extra middelen vrij te geven. Geef dus vooral het proces vorm, hierin kunnen de uitkomsten van het instrument OOV op Orde een onderdeel zijn.

Verdere ontwikkelingen

Omdat we in een dynamische tijd leven, waarin veel verandert in ons dagelijks leven en in ons werk, is het instrument ‘OOV op orde’ nooit klaar. Corona heeft ons wel geleerd dat modellen, zoals deze vragenlijst of jaarplannen, ineens niet meer werken. Daarom hebben we de gemeentesecretarissen ook gevraagd ons input te geven voor zaken waar we in de toekomst rekening mee moeten houden. Hiervoor hebben we hele waardevolle adviezen gekregen. Wij delen ze graag:

• Ga in het instrument ook in op tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Hier is tegenwoordig veel belangstelling voor. Het is de vraag of dit effect heeft op de formatie en de positionering van de afdeling in de organisatie.
• Houd rekening met calamiteiten zoals de coronacrisis en (nood)opvang gerelateerde vraagstukken. Hierdoor zijn veel programma’s en pilots vertraagd of anders gelopen. Ook zijn er nieuwe vraagstukken bijgekomen. Dan is het belangrijk goed in beeld te hebben hoe je kunt opschalen, wat je kunt uitbesteden en wat je vooral zelf moet doen.
• Onderzoek of dit instrument ook regionaal ingezet kan worden. Tegenwoordig werken we steeds meer samen, want criminaliteit stopt niet bij gemeentegrenzen. Dan is het interessant om te weten of we regionaal voldoende capaciteit hebben en of dit voldoende efficiënt georganiseerd is. Het zou interessant zijn als de uitkomsten van het instrument OOV op orde dit gesprek op gang brengt.