De (lokale) politiek kan bij een gevoelige gebeurtenis of politiek besluit, zelf proactief communiceren.

Dit houdt in dat voordat er bijvoorbeeld nieuwe regels of beleid worden gepresenteerd, een duidelijk verhaal wordt opgesteld met een uitleg over het wat, waarom en hoe.

Doel

Helderheid zorgt voor transparantie in het besluitvormingsproces. Het stelt burgers in staat om hun standpunten te uiten, bezwaren te uiten, en suggesties te doen. Dit bevordert het vertrouwen tussen de gemeente en haar inwoners en zou een eventuele online aangejaagde ordeverstoring in de kiem kunnen smoren.

Rol gemeente

Burgers hebben het recht om geïnformeerd te worden over beslissingen die hun gemeenschap en welzijn beïnvloeden. De gemeente dient de informatie te verstrekken die nodig is om de keuzes van de gekozen vertegenwoordigers te begrijpen. Het ligt voor de hand dat een communicatieadviseur van de gemeente betrokken wordt bij het opstellen van de berichten.

Werkwijze

Om helder te communiceren met inwoners over gevoelige kwesties, kan de gemeente de volgende stappen volgen:

• Het is essentieel dat de gemeente open en transparant is. Dit betekent het verstrekken van alle belangrijke informatie en feiten aan de inwoners, zonder cruciale details achter te houden.
• De gemeente moet ervoor zorgen dat de boodschap duidelijk en begrijpelijk is voor alle inwoners. Vermijd jargon en technisch taalgebruik en maak gebruik van eenvoudige, toegankelijke taal.
• Gebruik verschillende communicatiekanalen om zoveel mogelijk inwoners te bereiken. Dit kan onder andere via de gemeentelijke website, social media, nieuwsbrieven, lokale kranten en openbare bijeenkomsten.
• Stimuleer de betrokkenheid van inwoners door ruimte te bieden voor vragen, opmerkingen, suggesties en kritiek. Organiseer bijvoorbeeld een inloopavond, vraag-en-antwoordsessies of digitaal consultatieplatform waar inwoners hun mening kunnen geven en vragen kunnen stellen.
• Zorg ervoor dat de gemeente tijdig informatie verstrekt over gevoelige kwesties, nog voordat geruchten en speculaties de overhand nemen. Dit helpt onrust en misverstanden te voorkomen.
• Toon begrip voor de zorgen, frustraties en meningen van inwoners. Luister naar hun standpunten en probeer deze serieus te nemen bij het vormen van beslissingen.
• Zorg ervoor dat de boodschap en informatie consistent zijn in alle communicatie-uitingen. Dit voorkomt verwarring en wantrouwen bij inwoners.
• Herhaal belangrijke informatie regelmatig om ervoor te zorgen dat het goed wordt begrepen en onthouden door inwoners.

Meer informatie

• Duidelijke Overheidscommunicatie voor gemeenten (vng.nl)