Organiseren werkgroep
Nadat de betrokken partijen hebben ingestemd met het project KVU en hebben aangegeven dat zij ook een bijdrage leveren, zijn de eerste contouren van een samenwerkingsstructuur aanwezig. Deze samenwerkingsstructuur kan formeel worden vastgelegd in een projectstructuur die wordt bewaakt door een projectleider en een werkgroep. Een externe projectleider kan het traject ondersteunen.
Projectleider
In de werkgroep KVU speelt de projectleider een belangrijke rol als ambassadeur en het centrale coördinatie- en aanspreekpunt. Afhankelijk van de afspraken binnen de werkgroep zijn de taken van de projectleider onder andere:
- Zorgen voor afstemming en het bewaken van de activiteiten
- Rapporteren, overleg voeren en afstemmen van de voortgang met alle betrokkenen
- Implementeren van het project
- In samenwerking met de afdeling communicatie de voorlichting rondom het project verzorgen
- Beheren van het projectbudget
- Optreden als contactpersoon
- Rapporteren KVU-activiteiten aan B&W en gemeenteraad
- Benoemen van een projectsecretaris.
In de meeste gevallen is de projectleider afkomstig uit de gemeente. Als de projectleider afkomstig is van een externe organisatie, dan is hij projectleider namens de gemeente of functioneert hij als technisch voorzitter.
Werkgroep
Bij het tekenen van de intentieverklaring is het tijd om een werkgroep te benoemen. De werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van: de gemeente (projectleider), de politie, het afdelingsbestuur Koninklijke Horeca Nederland (KHN), horecaondernemers en vaak ook de brandweer. De werkgroep wordt soms aangevuld met vertegenwoordigers van: openbaarvervoerbedrijven, MKB, jongerenwerk, bewoners of andere vertegenwoordigers uit het uitgaansgebied. Het is belangrijk dat de regioadviseur KHN als adviseur deel uitmaakt van de werkgroep.
Andere vormen van (uitgaans-)overleg kunnen eventueel vervallen of binnen een project KVU worden 'ingeschoven'. In de praktijk bestaat de KVU-werkgroep vooral uit 'natte horeca' en andere uitgaansgerelateerde bedrijven, zoals snackbars en shoarmazaken. Het is belangrijk dat horecavertegenwoordiging van de diverse horecastraten en -pleinen, evenals de publiekstrekkers, zijn aangesloten.
De werkgroep is een samenstelling van alle betrokken organisaties. Belangrijke aspecten voor een succesvolle projectgroep zijn:
- Gesprekspartners hebben voldoende beslissingsbevoegdheid om activiteiten te kunnen uitvoeren
- Organisaties zijn niet over- of ondervertegenwoordigd in de projectgroep
- De aanpak van het probleem wordt gezamenlijk in de werkgroep geformuleerd
- Deelnemers zijn op de hoogte van ieders verantwoordelijkheden
- Er zijn duidelijke afspraken over de te hanteren begrippen
- De verwachtingen van de deelnemers zijn duidelijk in beeld gebracht
- Neem bij deelname van restaurants een aparte vertegenwoordiging voor deze groep op in werkgroep/projectteam
- Leden van de werkgroep zorgen zelf voor terugkoppeling naar hun eigen achterban over de voortgang van de KVU
- Deelnemers van de werkgroep hebben een zeker mandaat om beslissingen te nemen (of na terugkoppeling binnen korte termijn)
- Leden zorgen tijdens hun afwezigheid (bijvoorbeeld ziekte of vakantie) voor een goed ingewerkte plaatsvervanger.
Procesbegeleider
Gemeenten kunnen ook een ervaren procesbegeleider KVU inhuren. Hiervoor kun je terecht bij het CCV. In de rol van deskundig en onafhankelijk intermediair ondersteunt en begeleidt de procesbegeleider de partijen.
Om de samenwerking binnen de werkgroep succesvol te laten verlopen, beschikt de procesbegeleider over zowel coachingsvaardigheden als over inhoudelijke kennis en ervaring van de KVU-systematiek. Coaching is nodig om partijen binnen de projectgroep nader tot elkaar te brengen en wederzijds begrip te kweken. Inhoudelijke kennis is onontbeerlijk, omdat er binnen de projectgroep vaak onvoldoende parate kennis is van de KVU-systematiek en de benodigde methoden en technieken.
De procesbegeleider onderhoudt al in de opstartfase intensief contact met de (beoogde) projectleider KVU. Dit om ondersteuning te geven bij het formeren van de projectgroep KVU en de projectleider te wijzen op de succesfactoren en knelpunten die in de praktijk voorkomen.